Chương trình này đã được triển khai thí điểm từ cuối tháng 11/2013 và dự kiến sẽ triển khai rộng rãi trong thời gian tới.
Tiết kiệm 450 triệu đồng tiền cước
Ông Triệu Đỗ Hồng Phước, chánh văn phòng UBND huyện Cần Giờ cho biết, thời gian qua có nhận được những tin nhắn SMS từ Văn phòng UBND TP về việc triệu tập lãnh đạo huyện lên TP dự các cuộc họp.
Theo ông Phước, với một huyện xa như Cần Giờ, những cuộc họp khẩn mà gửi thư mời bằng văn bản mất một ngày mới tới được. Trường hợp có những cuộc họp bị hoãn đột xuất, nếu gửi thông báo có khi văn bản về đến huyện thì lãnh đạo huyện đã lên TP rồi lúc đó mới biết là hoãn họp. Giờ đây, với việc gửi tin nhắn SMS, trong tích tắc chánh văn phòng các đơn vị sẽ tiếp nhận được ngay.
Thống kê cho thấy, từ đầu năm 2013 đến nay, có tổng cộng 198 thư mời họp, hoãn họp được Văn phòng UBND Thành phố gửi qua tin nhắn SMS. Bên cạnh đó, cũng có tổng cộng khoảng 21.326 văn bản điện tử được Văn phòng UBND TP.HCM gửi đến 99 đơn vị trong thành phố, bình quân mỗi tuần khoảng 350 văn bản.
Phóng to Những cuộc họp của UBND TP HCM sau này sẽ được gửi thư mời bằng tin nhắn SMS.
Theo tính toán, chỉ trong 6 tháng đầu năm 2013, Văn phòng UBND Thành phố đã tiết kiệm được 71% các văn bản phải sao y, 60% chi phí in ấn, gần 450 triệu đồng tiền cước để gửi các văn bản và hơn 50 triệu đồng tiền giấy in.
Ông Nguyễn Anh Tuấn, phó giám đốc Sở Thông tin - Truyền thông TP.HCM cho biết, chương trình gửi thư mời họp qua tin nhắn (SMS) từ tổng đài vừa được triển khai thí điểm từ cuối tháng 11/2013. Cơ chế hoạt động rất đơn giản: Quản lý tổng đài sẽ nhập thông tin cơ bản về thời gian, địa điểm và nội dung cuộc họp nhắn cho Chánh văn phòng các đơn vị. Chánh văn phòng sẽ có trách nhiệm truyền đạt lại nội dung tin nhắn trên cho các cá nhân, đơn vị liên quan đi dự họp.
Nhiều cơ quan, đơn vị chưa quen
Trước đó, TP.HCM đã áp dụng việc gửi các văn bản điện tử từ đầu năm 2013. Tất cả các văn bản đều được đưa lên hệ thống rồi gửi qua email cho các đơn vị. Tuy nhiên, do mới thí điểm nên TP vừa gửi văn bản điện tử vừa gửi văn bản bằng giấy. Bởi thực tế có những đơn vị chưa quen với việc xử lý các văn bản điện tử.
Việc kết nối phần mềm quản lý văn bản điện tử ở các đơn vị đến nay vẫn chưa thống nhất, nhiều đơn vị còn lúng túng, có khi chưa thực sự tin và thực hiện theo các thông báo từ các văn bản điện tử. Ông Nguyễn Anh Tuấn cho biết, cuối tháng 12 này sẽ báo cáo với lãnh đạo thành phố để có sự chỉ đạo thống nhất trong việc sử dụng tin nhắn mời họp với các đơn vị cũng như việc sử dụng văn bản điện tử trong năm tới.
Theo Giao thông
