Việc đưa trí tuệ nhân tạo vào môi trường làm việc nội bộ đang trở thành xu hướng, đặc biệt với những ai coi trọng dữ liệu và tính chủ động. Trong nhóm ứng dụng văn phòng, Synology có một giải pháp như vậy khi kết hợp giữa AI Console và Office, cho phép người dùng tự chọn mô hình AI và tích hợp trực tiếp ngay trên hệ thống NAS (Network Attached Storage, thiết bị lưu trữ dữ liệu tập trung).
Synology Office là bộ ứng dụng văn phòng tương tự Microsoft Office, nhưng chạy trên hệ thống NAS.
Tùy chọn mô hình AI
Synology cho phép người dùng chủ động chọn mô hình ngôn ngữ trí tuệ nhân tạo (AI), thay vì bị đóng khung trong một nền tảng duy nhất. Ở thời điểm hiện tại, giải pháp Synology AI Console hỗ trợ nhiều nhà cung cấp lớn như OpenAI, Google AI Studio, Baidu AI Cloud, Amazon Bedrock,...
Chẳng hạn với OpenAI, trước tiên người dùng sẽ tạo API token tại địa chỉ https://platform.openai.com/api-keys. Sau đó, trong giao diện quản trị DSM của hệ thống Synology NAS (ví dụ: DS925 ), truy cập Synology AI Console > chọn OpenAI > dán API key vào và hoàn tất cấu hình > chọn áp dụng cho Synology Office.
Thiết lập API token trong Synology AI Console.
Khi AI đã được kích hoạt thành công, trải nghiệm trên Synology Office rất liền mạch: Chỉ cần mở một tệp tài liệu phù hợp trên Synology Drive, các công cụ AI tự động có hiệu lực, không cần cài thêm plug-ins hay bật thủ công.
Thông báo bộ công cụ AI đã sẵn sàng trong Synology Office.
Các tính năng AI cho soạn thảo
Trong Synology Office, bộ công cụ AI được tích hợp trực tiếp vào quá trình soạn thảo và chỉnh sửa tài liệu (Document), bảng tính (Spreadsheet) và bài trình chiếu (Slides). Qua thực tế trải nghiệm trên cả ba dạng tài liệu, có thể thấy AI Console hỗ trợ đắc lực cho người thường xuyên phải làm việc với tài liệu, và sẽ chỉ là phụ trợ cho người cần xử lý bảng tính hay trình chiếu.
Đối với Document, tính năng quan trọng đầu tiên là hỗ trợ viết và chỉnh sửa nội dung. AI có thể gợi ý đoạn văn, viết tiếp ý còn dang dở hoặc rút gọn một đoạn dài thành phiên bản súc tích hơn. Dùng thử với thông cáo báo chí ra mắt smartphone dài 2 trang A4, kết quả trả về nhanh, bố cục rõ ràng, giữ được các ý chính. So với việc tự đọc và chắt lọc, thời gian tiết kiệm đáng kể.
AI hỗ trợ xử lý tài liệu.
Một tính năng khác mang tính thực dụng hơn là chỉnh sửa ngôn ngữ và giọng văn. AI có thể chuyển một đoạn viết mang tính cá nhân sang văn phong trung tính, phù hợp báo cáo doanh nghiệp; hoặc làm ngược lại để nội dung trở nên thân thiện, gần gũi hơn. Qua các trải nghiệm thực tế, gợi ý chỉnh sửa khá “vừa tay”, không quá máy móc, dù đôi lúc vẫn cần người dùng đọc lại để tinh chỉnh cho phù hợp bối cảnh.
AI trong Synology Office cũng hỗ trợ tạo danh sách, bảng biểu và cấu trúc tài liệu. Khi nhập một đoạn mô tả dài, AI có thể đề xuất cách chia các gạch đầu dòng hoặc bảng so sánh. Người viết đặc biệt thích tính năng này khi thực hiện các bài so sánh smartphone, bởi chỉ cần câu lệnh "kẻ bảng so sánh hai chiếc smartphone được nhắc trong bài" là ngay lập tức có bảng so sánh để chèn vào rất trực quan.
AI hỗ trợ tiếng Việt cả trong việc dịch văn bản lẫn ra câu lệnh.
Dùng AI kẻ bảng so sánh nhanh gọn theo nội dung bài viết.
Đối với các dạng bảng tính và trình chiếu, điều Synology AI Console mang lại không quá lớn lao nhưng ít nhiều cũng sẽ giúp tiết kiệm thời gian. Bởi, AI lúc này đóng vai trò như một chatbox giúp tư vấn, chỉ dẫn người dùng hơn là trực tiếp tác động vào. Tất nhiên, với dữ liệu thiên về chữ thì AI sẽ vẫn hỗ trợ đầy đủ như với tài liệu.
Khả năng bảo mật
Một trong những điểm khiến AI tích hợp trong Synology Office phù hợp với cả cá nhân lẫn doanh nghiệp là khả năng bảo mật dữ liệu. Với cơ chế ẩn thông tin nhạy cảm, quản trị viên có thể thiết lập bộ lọc để che dữ liệu nhạy cảm ngay tại NAS trước khi gửi yêu cầu đến nhà cung cấp AI bên thứ ba. Sau khi AI xử lý xong, dữ liệu được khôi phục cục bộ, giảm nguy cơ rò rỉ thông tin.
Synology cũng nhấn mạnh nguyên tắc không dùng dữ liệu của người dùng để đào tạo mô hình AI bên ngoài: Toàn bộ dữ liệu được lưu trữ trên NAS, không bị các nền tảng AI tận dụng cho mục đích huấn luyện. Hơn nữa, hệ thống phân quyền tập trung cho phép kiểm soát ai được sử dụng AI và ở mức độ nào.
Có thể phân quyền truy cập các tính năng AI ngay ở bước cài đặt đầu tiên.
Quản trị viên có thể kích hoạt hoặc vô hiệu hóa các tính năng AI theo gói, theo người dùng hoặc theo nhóm, tránh tình trạng lạm dụng không cần thiết. Cùng với đó là khả năng phân bổ, đặt giới hạn hiệu lực của token AI theo thời gian cho từng nền tảng đã tích hợp.
Đó là chưa kể hệ thống "log" đóng vai trò như “hộp đen” để giám sát. Nhật ký ghi lại thời gian sử dụng, địa chỉ IP, số lượng token, thậm chí cả thông điệp đầu vào và đầu ra. Nhật ký quản trị cũng lưu lại mọi thay đổi cấu hình với mốc thời gian cụ thể.
"Log" ghi lại lịch sử thao tao tác với AI của từng tài khoản.
Nhìn chung, AI trong Synology Office mang lại giá trị rõ ràng về hiệu suất, bảo mật và quyền kiểm soát, nhất là trong môi trường doanh nghiệp. Tuy nhiên, người dùng sẽ phải đầu tư ban đầu cho hệ thống NAS và phải trả thêm chi phí duy trì API token, do các nền tảng AI có định mức miễn phí rất hạn chế.
An An
