Câu hỏi: Bố tôi đã mất, nay tôi đi làm thủ tục thừa kế tài sản cho mẹ nhưng đi văn phòng công chứng nào cũng yêu cầu phải có giấy khai sinh của bố. Tuy nhiên, giấy khai sinh của bố tôi đã mất từ lâu. Tôi muốn hỏi có thể xin làm lại giấy khai sinh cho bố tôi được không và thủ tục ra sao?
Trả lời:
Về vấn đề này, Điều 24 Nghị định 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 quy định 3 điều kiện để được làm thủ tục khai sinh lại gồm:
1. Việc khai sinh đã được đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam trước ngày 1/1/2016 nhưng Sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch đều bị mất.
2. Người yêu cầu đăng ký lại khai sinh nộp đầy đủ bản sao giấy tờ, tài liệu có nội dung liên quan việc đăng ký lại.
3. Việc đăng ký lại khai sinh chỉ được thực hiện nếu người yêu cầu đăng ký còn sống vào thời điểm tiếp nhận hồ sơ.
Theo quy định trên, cơ quan có thẩm quyền chỉ chấp nhận yêu cầu cấp lại giấy khai sinh đối với trường hợp người yêu cầu đăng ký lại còn sống ở thời điểm tiếp nhận hồ sơ, mà không cấp lại giấy khai sinh cho người đã mất.
Với trường hợp trên, người bố đã mất và giấy khai sinh bản gốc đã thất lạc nhưng hồ sơ lữu giữ hộ tịch vẫn còn lưu trữ tại cư quan Nhà nước có thẩm quyền quản lý.
Do đó, đại diện theo pháp luật của người bố (được xác định là người thừa kế theo pháp luật) sẽ được quyền yêu cầu cơ quan quản lý hộ tịch cấp bản sao trích lục giấy khai sinh của người đã chết. Điều này được quy định tại Điều 16 Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015.
Khoản 1 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định, bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính. Do đó, có thể dùng trích lục giấy khai sinh để thay thế cho giấy khai sinh đã mất của người bố.
Trình tự thực hiện thủ tục đề nghị cấp bản sao trích lục giấy khai sinh như sau:
Bước 1. Người có yêu cầu trích lục giấy khai sinh nộp hồ sơ tại Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch có thẩm quyền.
Hồ sơ xin trích lục bản sao giấy khai sinh bao gồm:
- Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch (theo mẫu: Mẫu tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch);
- Giấy tờ tùy thân (hộ chiếu/chứng minh nhân dân/thẻ căn cước công dân hoặc giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng);
- Sổ hộ khẩu của người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch;
- Giấy tờ chứng minh về quan hệ giữa người thực hiện thủ tục với người yêu cầu cấp bản sao trích lục (không phải công chứng, chứng thực căn cứ theo quy định tại đoạn 2 khoản 2 điều 2 Thông tư 15/2015/TT-BTP).
Bước 2. Người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu thông tin trong Tờ khai và tính hợp lệ của giấy tờ do người yêu cầu xuất trình hoặc nộp.
Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ người tiếp nhận hồ sơ viết giấy tiếp nhận, trong đó ghi rõ ngày, giờ trả kết quả;
Nếu hồ sơ chưa đầy đủ thì hướng dẫn người nộp hồ sơ hoàn thiện theo quy định.
- Nếu hồ sơ yêu cầu cấp bản sao trích lục sau khi đã được hướng dẫn theo quy định mà không được bổ sung đầy đủ, hoàn thiện thì người tiếp nhận từ chối tiếp nhận hồ sơ. Việc từ chối tiếp nhận hồ sơ phải được thể hiện bằng văn bản, trong đó ghi rõ lý do từ chối.
- Ngay sau khi tiếp nhận hồ sơ, nếu thấy hồ sơ đầy đủ và phù hợp, công chức làm công tác hộ tịch căn cứ Cơ sở dữ liệu hộ tịch, ghi nội dung bản sao trích lục hộ tịch, báo cáo Thủ trưởng cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch ký cấp bản sao trích lục hộ tịch cho người yêu cầu.
Muốn đăng ký lại khai sinh, cần chuẩn bị giấy tờ gì?
Khi bị mất giấy khai sinh bản gốc, công dân có thể thực hiện thủ tục đăng ký lại khai sinh.
Hồ sơ xin cấp lại khai sinh:
Căn cứ Nghị định 123/2015/NĐ-CP, Quyết định 1872/QĐ-BTP; Thông tư 04/2020/TT-BTP, người có nhu cầu xin cấp lại khai sinh cần chuẩn bị các giấy tờ sau:
- Tờ khai đăng ký lại khai sinh theo mẫu;
- Bản sao toàn bộ hồ sơ, giấy tờ của người yêu cầu hoặc hồ sơ, giấy tờ, tài liệu khác trong đó có thông tin liên quan đến nội dung khai sinh, gồm:
+ Bản sao Giấy khai sinh do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hợp lệ (bản sao được chứng thực từ bản chính, bản sao được cấp từ Sổ đăng ký khai sinh); Bản chính hoặc bản sao giấy tờ có giá trị thay thế Giấy khai sinh được cấp trước năm 1945 ở miền Bắc và trước năm 1975 ở miền Nam.
+ Trường hợp người yêu cầu không có giấy tờ nêu trên thì phải nộp bản sao giấy tờ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp hợp lệ như: Giấy chứng minh nhân dân, Thẻ căn cước công dân hoặc Hộ chiếu; Sổ hộ khẩu, Sổ tạm trú, giấy tờ chứng minh về nơi cư trú; Bằng tốt nghiệp, Giấy chứng nhận, Chứng chỉ, Học bạ, hồ sơ học tập do cơ quan có thẩm quyền cấp hoặc xác nhận; giấy tờ khác có thông tin về họ, chữ đệm, tên, ngày, tháng, năm sinh của cá nhân.
Người yêu cầu đăng ký khai sinh có trách nhiệm nộp đầy đủ bản sao các giấy tờ nêu trên (nếu có) và phải cam đoan đã nộp đủ các giấy tờ mình có; chịu trách nhiệm, hệ quả của việc cam đoan không đúng sự thật.
- Trường hợp người yêu cầu đăng ký lại khai sinh là cán bộ, công chức, viên chức, người đang công tác trong lực lượng vũ trang thì phải có văn bản xác nhận của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị về việc những nội dung khai sinh của người đó gồm họ, chữ đệm, tên; giới tính; ngày, tháng, năm sinh; dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha - con, mẹ - con phù hợp với hồ sơ do cơ quan, đơn vị đang quản lý.
- Văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật trong trường hợp ủy quyền thực hiện việc đăng ký lại khai sinh. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải chứng thực.
Giấy tờ phải xuất trình:
- Hộ chiếu hoặc chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của người có yêu cầu đăng ký lại khai sinh.
- Giấy tờ chứng minh nơi cư trú để xác định thẩm quyền đăng ký lại khai sinh (trong giai đoạn chuyển tiếp).
Trường hợp gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực các giấy tờ phải xuất trình nêu trên.
Người thực hiện đăng ký lại khai sinh có thể trực tiếp nộp hồ sơ tại Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền hoặc gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính hoặc xin cấp lại khai sinh online.
Minh Hoa (t/h)
