Xác định loại hình sự kiện sẽ tổ chức
Với mỗi một loại hình tổ chức sự kiện lại có cách thức và quy chuẩn khác nhau
Có rất nhiều loại hình để tổ chức sự kiện. Với mỗi một loại hình lại có cách thức và quy chuẩn tổ chức khác nhau. Cho nên việc đầu tiên cần làm là bạn phải xác định đúng mục tiêu chiến lược của công ty. Có thể tổ chức họp báo, talkshow, giới thiệu sản phẩm, tổ chức hội thảo...
Muốn xác định đúng loại hình sự kiện cần tổ chức, bạn cần thấu hiểu được khách hàng. Khách hàng của bạn là ai? Trong độ tuổi nào? Có nhu cầu và đang tìm kiếm thứ gì?...
Khi đã hiểu được khách hàng, việc tổ chức sự kiện sẽ đáp ứng đúng yêu cầu của đối tượng bạn đang hướng đến. Từ đó quyết định sự thành công của sự kiện.
Ý tưởng tổ chức sự kiện
Lên ý tưởng tổ chức sự kiện là khâu rất quan trọng. Ý tưởng càng độc đáo sẽ càng giúp sự kiện của bạn thu hút hơn. Sẽ luôn có những công nghệ mới được ứng dụng trong tổ chức sự kiện. Nên việc của bạn là chịu khó tìm hiểu và quan sát. Sau đó “biến tấu” cho phù hợp.
Ý tưởng tổ chức sự kiện cần dựa vào nhiều tiêu chí. Như thời gian, địa điểm tổ chức. Số lượng người tham gia. Điều kiện tài chính và nhiều yếu tố khách quan khác…
Sau khi có ý tưởng cụ thể, chi tiết hãy bắt tay vào hiện thực hóa nó ngay thôi!
Tổ chức sự kiện
Cần chuẩn bị những gì để bắt đầu tổ chức sự kiện?
- Ngân sách là vấn đề đầu tiên quyết định đến quy mô, hình thức tổ chức của bất kỳ sự kiện nào. Bạn cần cân nhắc về mặt tài chính kĩ lưỡng để có sự chuẩn bị tốt nhất.
- Dự kiến số lượng người tham gia. Thời gian tổ chức.
- Chuẩn bị địa điểm tổ chức sự kiện. Bạn muốn tổ chức trong nhà hay ngoài trời? Bạn đã có địa điểm tổ chức chưa hay cần đi thuê?
- Liên hệ nhà cung cấp thiết bị…
Trong khi sự kiện diễn ra
Nội dung sự kiện nên chia ra thành từng phần sẽ giúp nội dung kéo dài mà không nhàm chán. Đầu hoặc giữa buổi hãy chuẩn bị một bàn tiệc trà nhẹ nhàng để làm điểm tâm cho khách mời. Chỉ những chi tiết nhỏ vậy thôi nhưng cũng sẽ thể hiện sự chuyên nghiệp và chu đáo của “chủ nhà”.
Bạn cũng có thể tổ chức một số hoạt động giải trí xen kẽ sự kiện nhằm làm cho không khí tươi mới, sôi nổi. Tuy nhiên, cũng cần cân nhắc hoạt động phù hợp với nội dung sự kiện.
Kết thúc sự kiện
Khâu hậu kỳ cũng không kém phần quan trọng trong quy trình tổ chức sự kiện. Khi sự kiện kết thúc bạn cần cử một vài nhân sự để tiễn khách ra về. Bên cạnh đó cần thu dọn kiểm tra thiết bị đã sử dụng. Thanh toán hợp đồng với các đơn vị có liên quan. Và họp ban tổ chức để rút kinh nghiệm cho sự kiện sau.
Trên đây là quy trình tổ chức sự kiện chuẩn Novaedu gợi ý cho bạn.
Để hỗ trợ các đơn vị tổ chức sự kiện được chuyên nghiệp và gọn nhẹ hơn, Novaedu số 22 Thành Công, Ba Đình, Hà Nội là đơn vị cho thuê phòng học/ hội trường/ hội thảo/ tổ chức sự kiện uy tín hàng đầu. Bên cạnh dịch vụ cho thuê phòng, Novaedu còn có cung cấp đầy đủ nhiều dịch tiện ích khác với giá cạnh tranh.
Để nhận được nhiều ưu đãi nhất, nhanh tay liên hệ với Novaedu
SĐT: 0961292020
Email: thuephongdaotao@gmail.com
Hoặc truy cập website http://chothuephongdaotao.com/
Ngọc Vân
