Công văn nêu rõ, theo phản ánh của các địa phương đã triển khai thực hiện việc sắp xếp đơn vị hành chính giai đoạn 2019 - 2021, đồng thời qua nghiên cứu, theo dõi của các đơn vị có chức năng quản lý nhà nước trong một số lĩnh vực quản lý của Bộ Tư pháp (lĩnh vực hộ tịch, lý lịch tư pháp, đăng ký biện pháp bảo đảm) thì việc sắp xếp lại đơn vị hành chính có thể gặp một số khó khăn, vướng mắc, Bộ Tư pháp tổng hợp và đề nghị các địa phương nghiên cứu, thực hiện theo hướng dẫn.
Lĩnh vực hộ tịch
Theo đó, các vướng mắc có thể phát sinh như chưa xác định được cơ quan lưu trữ, bảo quản, khai thác, sử dụng Sổ hộ tịch sau khi thực hiện sắp xếp đơn vị hành chính.
Chưa xác định được cơ quan có trách nhiệm xác minh/xác nhận tình trạng hôn nhân của công dân đối với trường hợp người yêu cầu xác nhận tình trạng hôn nhân đã từng đăng ký thường trú tại đơn vị hành chính đã được sắp xếp.
Để tháo gỡ các vướng mắc nêu trên khi thực hiện sắp xếp đơn vị hành chính cấp huyện, cấp xã trong giai đoạn 2023-2030, đề nghị Ủy ban nhân dân cấp tỉnh chỉ đạo thực hiện thống nhất theo hướng:
Về việc lưu trữ, bảo quản, khai thác, sử dụng Sổ hộ tịch, trường hợp một hoặc nhiều đơn vị hành chính cấp xã sáp nhập (các đơn vị được sáp nhập) vào một đơn vị hành chính cấp xã khác (đơn vị sáp nhập): Các đơn vị được sáp nhập cần thực hiện khóa Sổ hộ tịch đang sử dụng; thống kê, sắp xếp và bàn giao toàn bộ Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch cho đơn vị sáp nhập để lưu trữ. Việc đăng ký hộ tịch, bao gồm cả đăng ký mới sẽ tiếp tục sử dụng Sổ hộ tịch hiện có của đơn vị sáp nhập, không thay đổi số thứ tự đăng ký.
Trường hợp sáp nhập hai hoặc nhiều đơn vị hành chính cấp xã (các đơn vị được sáp nhập) để thành lập một đơn vị hành chính cấp xã mới (đơn vị mới): Các đơn vị được sáp nhập cần thực hiện khóa Sổ hộ tịch đang sử dụng; thống kê, sắp xếp và chuyển giao toàn bộ Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch để lưu trữ tại đơn vị mới. Việc đăng ký hộ tịch tại đơn vị mới sẽ mở Sổ hộ tịch mới, quyển số 01, ghi số thứ tự đăng ký từ số 01.
Trường hợp tách toàn bộ diện tích và nhân khẩu của một đơn vị hành chính cấp xã ra làm nhiều phần (đơn vị được tách) và sáp nhập vào các đơn vị hành chính cấp xã khác nhau (các đơn vị sáp nhập): Đơn vị được tách thực hiện khóa Sổ hộ tịch đang sử dụng; thống kê, sắp xếp toàn bộ Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch để bàn giao, lưu trữ tại đơn vị sáp nhập có phần lớn diện tích, nhân khẩu nhập vào. Đơn vị sáp nhập nhận bàn giao bản gốc Sổ hộ tịch có trách nhiệm sao 01 bản cho các đơn vị sáp nhập khác lưu trữ để làm căn cứ cấp Trích lục hộ tịch bản sao từ Sổ hộ tịch đăng ký tại đơn vị được tách trước đây và giải quyết các công việc hộ tịch khác khi người dân có yêu cầu.
Việc bàn giao Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch phải được lập Biên bản bàn giao, có Danh mục thống kê chi tiết để lưu trữ tại cơ quan nhận bàn giao và báo cáo cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp để quản lý, tổng hợp và công khai thông tin để người dân biết, liên hệ với cơ quan quản lý sổ hộ tịch để thực hiện yêu cầu đăng ký hộ tịch phù hợp.
Về việc xác minh tình trạng hôn nhân, trường hợp nhận được văn bản đề nghị xác minh tình trạng hôn nhân của người yêu cầu xác nhận tình trạng hôn nhân đã từng đăng ký thường trú tại đơn vị cấp xã/cấp huyện đã được sắp xếp, thì đơn vị nhận bàn giao Sổ hộ tịch có trách nhiệm trả lời việc xác minh tình trạng hôn nhân cho người dân đã từng đăng ký thường trú tại địa bàn.
Lĩnh vực lý lịch tư pháp
Việc sắp xếp đơn vị hành chính cấp huyện, cấp xã có liên quan trực tiếp đến việc cập nhật thông tin về nơi cư trú của người có Lý lịch tư pháp trong Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp. Do vậy, nếu phát sinh khó khăn, vướng mắc liên quan đến công tác lý lịch tư pháp tại các địa phương khi có sự sắp xếp đơn vị hành chính cấp huyện, cấp xã đề nghị thực hiện theo hướng:
Trường hợp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có sự sắp xếp lại đơn vị cấp huyện, cấp xã mà thay đổi tên của đơn vị hành chính thì Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh chỉ đạo Sở Tư pháp lập danh sách thay đổi, gửi Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia để bổ sung Danh mục địa danh hành chính trên Phần mềm quản lý Lý lịch tư pháp.
Chỉ đạo Sở Tư pháp rà soát bản Lý lịch tư pháp đã lập và cập nhật lại thông tin thay đổi về nơi cư trú do có sự sắp xếp lại đơn vị cấp huyện, cấp xã, ghi chú thông tin thay đổi do sắp xếp lại đơn vị hành chính vào trường “ghi chú nơi cư trú” trên Phần mềm quản lý Lý lịch tư pháp; sau đó lập danh sách bản Lý lịch tư pháp đã cập nhật tên đơn vị hành chính cấp huyện, cấp xã có sự thay đổi, đồng thời gửi bản Lý lịch tư pháp điện tử đã cập nhật tên đơn vị hành chính mới cho Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia.
Lĩnh vực đăng ký biện pháp bảo đảm
Qua thực hiện các hoạt động tập huấn, hướng dẫn áp dụng pháp luật, về cơ bản không có phản ánh về vướng mắc liên quan đến đăng ký biện pháp bảo đảm trong trường hợp có sự thay đổi về địa giới hành chính, tên gọi của đơn vị hành chính.
Tuy nhiên, liên quan đến cải cách thủ tục hành chính, Bộ Tư pháp cũng đã nhận được một số phản ánh từ một số cá nhân, tổ chức về việc Nhà nước cần có cơ chế pháp lý thuận lợi hơn cho người dân khi đăng ký biện pháp bảo đảm nói riêng, đăng ký tài sản, giao dịch nói chung trong trường hợp có sự thay đổi địa giới và tên gọi của đơn vị hành chính (trong đó có đơn vị hành chính cấp huyện, cấp xã thực hiện sắp xếp).
Về vấn đề này, Bộ Tư pháp đề nghị trước mắt, trên cơ sở quy định của Nghị định số 99/2022/NĐ-CP ngày 30 tháng 11 năm 2022 của Chính phủ về đăng ký biện pháp bảo đảm, trường hợp sắp xếp lại các đơn vị hành chính cấp huyện, cấp xã dẫn đến thay đổi thông tin về tài sản bảo đảm, về địa chỉ của người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản bảo đảm (bên bảo đảm) thì việc đăng ký biện pháp bảo đảm thực hiện như sau:
Trường hợp thay đổi thông tin về số hiệu tờ bản đồ, số hiệu thửa đất, địa chỉ thửa đất đối với tài sản bảo đảm là quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất không phù hợp với thông tin trên Giấy chứng nhận: Thực hiện theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 36 Nghị định số 99/2022/NĐ-CP, theo đó người yêu cầu đăng ký có thể nộp đồng thời hồ sơ đăng ký biện pháp bảo đảm với hồ sơ đăng ký biến động đất đai, tài sản gắn liền với đất hoặc thực hiện đăng ký biến động đất đai, tài sản gắn liền với đất trước khi đăng ký biện pháp bảo đảm.
Trường hợp biện pháp bảo đảm đã đăng ký mà có sự thay đổi thông tin về địa chỉ của người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất (bên bảo đảm): Thực hiện theo quy định tại khoản 4 Điều 36 Nghị định số 99/2022/NĐ-CP, theo đó Văn phòng đăng ký đất đai không yêu cầu thực hiện việc đăng ký thay đổi hoặc không yêu cầu thực hiện xóa đăng ký mà chỉ thực hiện việc xác nhận thay đổi trên Giấy chứng nhận hoặc cấp đổi Giấy chứng nhận theo quy định của pháp luật về đất đai. Trường hợp Giấy chứng nhận được cấp đổi, cấp sang Giấy chứng nhận mới thì Văn phòng đăng ký đất đai ghi lại nội dung đăng ký biện pháp bảo đảm vào Giấy chứng nhận mới được cấp.
Tuệ Minh
